ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Informace podle článků 13 a 14 GDPR

I. Správce a kontaktní údaje

Správcem osobních údajů je Reality Kaňa s.r.o., se sídlem Lhota 144, 682 01 Vyškov, IČO 298 47 681 (dále jen „Společnost“ nebo „správce“).

• ID datové schránky: 96t8kw
• telefon: +420 737 073 935
• e-mail: posta.kana@gmail.com

Společnost nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů. Veškeré žádosti týkající se ochrany osobních údajů lze uplatnit prostřednictvím výše uvedených kontaktů.

II. Koho a jakých údajů se zpracování týká

Společnost zpracovává osobní údaje klientů a potenciálních klientů, zájemců o koupi, prodej, nájem nebo podnájem, vlastníků a uživatelů nemovitostí, jejich zástupců, kontaktních osob, skutečných majitelů a dalších osob účastnících se připravovaného nebo uskutečněného realitního obchodu.

• identifikační a kontaktní údaje, zejména jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa, telefon, e-mail a datová schránka;
• údaje o podnikání a zastoupení, zejména IČO, DIČ, funkce, oprávnění jednat a plná moc;
• údaje o nemovitosti a právních vztazích k ní, údaje z katastru nemovitostí a jiných veřejných evidencí, fotografie, videozáznamy, půdorysy, technické a energetické podklady;
• smluvní, transakční, bankovní a platební údaje, obsah objednávek, smluv, protokolů, nabídek a související komunikace;
• údaje nezbytné pro splnění povinností podle právních předpisů proti praní peněz a financování terorismu, včetně údajů z dokladu totožnosti, kontroly skutečného majitele, politicky exponované osoby, sankčních seznamů a původu prostředků, pokud je jejich zpracování v konkrétním případě vyžadováno;
• technické a provozní údaje vznikající při používání webu, e-mailu, komunikačních a informačních systémů;
• další údaje, které dotčená osoba dobrovolně sdělí nebo které jsou nezbytné pro konkrétní službu.

Společnost cíleně nezpracovává zvláštní kategorie osobních údajů podle článku 9 GDPR ani osobní údaje týkající se odsouzení a trestných činů podle článku 10 GDPR. Jsou-li jí takové údaje nevyžádaně sděleny a nejsou-li nezbytné pro splnění právní povinnosti nebo určení, výkon či obhajobu právních nároků, odstraní je nebo omezí jejich další zpracování. Vyžaduje-li konkrétní případ jejich zpracování, Společnost samostatně určí účel, právní základ podle článku 6 a odpovídající podmínku podle článku 9 nebo 10 GDPR.

III. Zdroje osobních údajů

Údaje Společnost získává zejména přímo od dotčené osoby, od jiné strany připravované transakce nebo jejího zástupce, od spolupracujících odborníků a z veřejně dostupných evidencí a zdrojů, zejména z katastru nemovitostí, obchodního a živnostenského rejstříku, evidence skutečných majitelů a insolvenčního rejstříku. Nebyly-li údaje získány přímo od dotčené osoby, poskytne jí Společnost informace podle článku 14 GDPR v přiměřené lhůtě, nejpozději do jednoho měsíce od získání. Mají-li být údaje použity ke komunikaci, poskytne informace nejpozději při první komunikaci; mají-li být zpřístupněny jinému příjemci, nejpozději při prvním zpřístupnění. To neplatí pouze v rozsahu konkrétní výjimky podle článku 14 odst. 5 GDPR.

IV. Účely a právní základy zpracování

Poskytnutí údajů potřebných k uzavření a plnění smlouvy nebo ke splnění zákonné povinnosti je smluvním nebo zákonným požadavkem. Bez těchto údajů nemusí být možné smlouvu uzavřít, službu poskytnout nebo v transakci pokračovat. Souhlas je dobrovolný a lze jej kdykoli odvolat bez vlivu na zákonnost dřívějšího zpracování.

V. Příjemci a kategorie příjemců

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny zejména:

• spolupracujícím realitním makléřům a franšízovým nebo obchodním partnerům, pokud se podílejí na konkrétní zakázce;
• advokátům, notářům, daňovým a účetním poradcům, znalcům, fotografům, energetickým specialistům, bankám a poskytovatelům úschovy;
• provozovatelům realitních portálů, marketingových služeb, elektronických podpisů, CRM a dalších nástrojů potřebných pro prezentaci nemovitosti a realizaci obchodu;
• poskytovatelům hostingu, zálohování, e-mailu, cloudového úložiště, komunikačních, bezpečnostních a IT služeb;
• poskytovatelům nástrojů umělé inteligence uvedeným v článku VI;
• katastrálním, finančním, soudním, správním, policejním a jiným orgánům veřejné moci, pokud předání vyžaduje zákon nebo je nezbytné pro uplatnění práv.

Někteří příjemci vystupují jako zpracovatelé jednající podle pokynů Společnosti, jiní jako samostatní správci plnící vlastní právní povinnosti. Konkrétní příjemce a dostupné informace o jeho postavení Společnost sdělí na žádost, nebrání-li tomu práva jiných osob nebo zákonná omezení.

VI. Umělá inteligence a automatizované nástroje

1. Společnost může používat umělou inteligenci a automatizované nástroje k administrativní podpoře, přípravě návrhů textů a dokumentů, shrnutí podkladů, vyhledávání informací, organizaci úkolů, přepisu komunikace, kontrole úplnosti a přípravě pracovních návrhů odpovědí.
2. Pro tyto účely mohou být využíváni poskytovatelé cloudových a AI služeb. Konkrétní dodavatele, jejich smluvní postavení, dobu uchování, případné využití obsahu ke zlepšování služeb, dílčí zpracovatele a mechanismus předávání mimo Evropský hospodářský prostor Společnost posuzuje a eviduje interně; dostupné informace o konkrétním příjemci poskytne na žádost v zákonném rozsahu.
3. Do těchto nástrojů mohou vstupovat identifikační a kontaktní údaje, údaje o nemovitosti, smluvní podklady a komunikace, avšak pouze v rozsahu nezbytném pro konkrétní účel. Je-li to možné, Společnost údaje předem anonymizuje, pseudonymizuje, zobecní nebo odstraní nepotřebné identifikátory.
4. Přístupové údaje, hesla, autentizační kódy a soukromé kryptografické klíče se do AI systémů nevkládají. Do externích generativních AI služeb se standardně nevkládají ani kopie dokladů totožnosti, AML spisy, úplné bankovní údaje, údaje podle článků 9 nebo 10 GDPR ani oznámení z vnitřního oznamovacího systému. Výjimku lze připustit pouze pro předem písemně schválený konkrétní proces, u něhož jsou zdokumentovány nezbytnost, právní titul, minimalizace údajů, smluvní a bezpečnostní podmínky, uchování a případné předání mimo EHP; přístupové údaje takovou výjimkou pokrýt nelze.
5. Použití AI není samostatným právním základem. Právní základ se řídí účelem uvedeným v článku IV. Přímo identifikující klientské údaje se nepoužijí ve službě, u níž není předem doložen odpovídající smluvní, bezpečnostní a přenosový režim; v takovém případě se podklady předávají bez přímých identifikátorů nebo se použije schválená služba.
6. Výstupy AI mají podpůrnou povahu a před použitím ve vztahu ke klientovi nebo před významným právním, obchodním či AML úkonem je kontroluje odpovědná fyzická osoba. Společnost neprovádí rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by mělo pro dotčenou osobu právní nebo obdobně významné účinky.
7. Pokud Společnost provozuje AI systém určený k přímé interakci s fyzickou osobou, zajistí, aby byla osoba nejpozději při první interakci jasně, srozumitelně a přístupným způsobem informována, že komunikuje s AI systémem, ledaže je to z pohledu přiměřeně informované, pozorné a obezřetné osoby zjevné s ohledem na okolnosti a kontext použití.

VII. Předávání mimo Evropský hospodářský prostor

Při používání schválených cloudových, komunikačních nebo AI služeb může dojít ke zpracování osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor. U konkrétního příjemce se předání uskuteční pouze tehdy, vztahuje-li se na něj rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, nebo na základě standardních smluvních doložek podle článku 46 odst. 2 písm. c) GDPR. Při standardních smluvních doložkách Společnost posoudí podmínky předání a podle výsledku přijme doplňková technická a organizační opatření. Informaci o konkrétní zemi, příjemci, použité záruce a možnosti získat její kopii poskytne Společnost prostřednictvím kontaktů v článku I; obchodně citlivé části mohou být přiměřeně zakryty.

VIII. Doba uchování

Po odpadnutí účelu a právního základu jsou údaje vymazány nebo anonymizovány, ledaže je jejich další uchování nutné pro splnění zákonné povinnosti nebo ochranu právních nároků.

IX. Práva dotčených osob

Za podmínek GDPR má dotčená osoba zejména právo:

• na přístup k osobním údajům a na jejich kopii;
• na opravu nepřesných a doplnění neúplných údajů;
• na výmaz a omezení zpracování;
• na přenositelnost údajů;
• kdykoli odvolat souhlas;
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu; proti přímému marketingu lze vznést námitku kdykoli a údaje poté nebudou pro tento účel dále zpracovávány;
• nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování za podmínek článku 22 GDPR;
• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

Žádost lze podat prostřednictvím kontaktů v článku I. Společnost může přiměřeným způsobem ověřit totožnost žadatele, aby nedošlo ke zpřístupnění údajů neoprávněné osobě.

X. Zabezpečení, děti a změny zásad

Společnost přijímá přiměřená technická a organizační opatření, zejména řízení přístupů, ochranu přihlašovacích údajů, aktualizace, zálohování, omezení oprávnění, minimalizaci údajů a kontrolu dodavatelů. Konkrétní opatření se přizpůsobují riziku a technickému vývoji.

Služby Společnosti nejsou cíleny na děti. Údaje nezletilé osoby mohou být zpracovány zejména tehdy, je-li vlastníkem, spoluvlastníkem, uživatelem nemovitosti nebo jinak účastna transakce; vždy pouze v nezbytném rozsahu a prostřednictvím zákonného zástupce nebo jiné oprávněné osoby, vyžaduje-li to právní úprava.

Tyto zásady jsou účinné od 31. 7. 2026. Společnost je může přiměřeně aktualizovat, zejména při změně právních předpisů, používaných služeb nebo způsobu zpracování. Aktuální verzi poskytne Společnost prostřednictvím kontaktů v článku I a může ji zveřejnit na svých webových stránkách.